Digitalisierung für Selbstständige: So meistere ich meine Arbeit schneller, einfacher und besser

Blackberry Key2 (Bild: Blackberry)

Wer die Digitalisierung liebt, muss sie leben – erst recht bei der Arbeit! Diese Apps und Programme nutze ich für mein Freelancer-Dasein.

Digitale Tools für den digitalen Freelancer

Ich schreibe hier in meinem Blog wie auch für mehrere Kunden über das Thema Digitalisierung. Da versteht es sich von selbst, dass ich nicht nur graue Theorie verbreiten möchte. Stattdessen fasse ich mir ständig an die eigene Nase und frage mich, wie ich meine eigene Digitale Transformation voranbringen kann.

Wäre ich ein bequemer Mensch, würde ich sagen: Da gibt’s nichts zu tun. Schließlich arbeite ich seit meinem siebten Lebensjahr mit Computern. Seitdem versuche ich so viel wie möglich damit zu erledigen.

Mit meinem ersten privaten Smartphone, dem iPhone 3G, erlebte meine eigene Digitalisierung einen neuen Schub. Seitdem bin ich ständig auf der Suche nach neuen Tools und Apps, die mein Leben noch einfacher, besser, bequemer, schneller machen. Gerade als Selbstständiger ist das wichtig. Schließlich dreht sich hier vieles um Effizienz.

Als Selbstständiger sollte man stets bemüht sein, viele Prozesse einfacher/besser/bequemer/schneller zu machen – besonders wenn es um Dinge geht, die einem kein Kunde bezahlt. Dazu zählen beispielsweise Fortbildungen, Recherche und der leidige Papierkram.

Deswegen habe ich mittlerweile einige digitale Helfer im Einsatz, die ich nicht mehr missen möchte. Das sind meine absoluten Must-Haves:

Trello

Früher schrieb ich meine Tasks in Notizblöcke, in Word-Dateien, Excel-Listen und Outlook-Aufgabenlisten. Oder ich kritzelte sie mit meinem Surface Pen in Microsoft OneNote. Doch bei einer Vielzahl an Kunden, Projekten, Tasks und Deadlines verliert man schnell die Übersicht. Ein neues, zentrales Tool musste her!

Da ich in den vergangenen Jahren oft mehreren Unternehmen arbeitete, die eine agile Arbeitsweise mit Kanban, Scrum & Co. einführten, lief mir immer wieder Trello über den Weg. Mittlerweile ist das Tool von Atlassian bei mir ständig offen – am PC, auf dem Notebook und auf meinem Smartphone.

Google Docs

Ohne Text- und Tabellen-Programm geht es nicht. Deswegen setzte ich wie die meisten Menschen lange Zeit auf Word und Excel. Zwischendurch testete ich Open Office, das mir aber unter anderem wegen des Designs nicht zusagte.

Also landete ich wieder bei MS Office … und eines Tages bei Google Docs. Das nutzte ich zuerst nur auf meinem Smartphone als Cloud-Einkaufsliste, dann wurde es zunehmend zu meinem Notizzettel, bis ich es es schließlich als mein präferiertes Schreibprogramm einsetze.

Ich liebe an Google Docs das klare Design und die übersichtliche Menüführung. Etwas, was es bei Word schon lange nicht mehr gibt. Microsoft erlag über die Jahre der “Featuritis” und überfrachtete Word mit Funktionen, die 99,8% der User niemals benötigen. Das gilt auch für Word Online bzw. Office 365.

Google Docs war mein Einstieg in die Cloud-Tools von Google Drive. Mittlerweile arbeite ich die meiste Zeit mit Google Docs und Google Tabellen, wahrscheinlich werde ich bald in die Welt der G Suite eintauchen. Nichtsdestotrotz kommt auch noch das klassische MS Word und Excel bei mir zum Einsatz. Denn Firmenstrategien, Unternehmenszahlen und andere heikle Daten schiebe ich nicht in die Cloud. Noch nicht.

Timeular

Ich habe einige Kunden, bei denen ich auf Basis eines Stundensatzes abrechne. Früher setzte ich für die Zeiterfassung auf Excel, klaro. Das habe ich nicht durch Google Tabellen ersetzt, sondern durch Timeular. Hierbei handelt es sich um ein schlankes Timetracking-Tool, bei dem ich leicht mit wenigen Klicks meine Zeiterfassung starten, stoppen und zwischen den verschiedenen Auftraggebern bzw. Projekten switchen kann. Verschiedene Ansichten zeigen mir, in welchem Zeitraum ich wann und wie lange für die verschiedenen Auftraggeber gearbeitet habe.

Wie ich auf Timeular aufmerksam wurde? Durch den Würfel ZEI, über den ich vor ein paar Jahren einen Beitrag schrieb. Die Idee des Würfels (der eigentlich ein Oktaeder ist) fand ich interessant. Anfangs machte es mir viel Spaß, damit meine Arbeitszeit zu tracken. Da aber bei dem Gadget ständig die Bluetooth-Verbindung abbrach, mottete ich es ein.

Doch ohne das Timetracking von Timeular möchte ich nicht mehr sein. Die Smartphone- wie auch die Desktop-App sind schlicht, ohne Firlefanz und schnell zu bedienen. Herrlich!

Dropbox

Dropbox war mein erster Cloud-Speicher. Seitdem staubt mein DVD-Brenner ein und meine USB-Sticks gammeln in einer Schublade vor sich hin. Bis heute nutze ich Dropbox. Da aber meiner Meinung nach die Bedienung in den letzten Jahren verschlimmbessert wurde, wandere ich auch hier zunehmend ins Google Drive ab.

Pocket

Ich bin sehr viel im Netz unterwegs, um Hintergründe und Themen zu recherchieren. Zudem verfolge ich bei Twitter, Xing und LinkedIn Statusmeldungen von Freunden und Geschäftspartnern, zudem finde jeden Tag per Zufall neue interessante Webseiten und Blogs. Meist habe ich keine Zeit, all diese Informationen sofort aufzunehmen. Also speichere ich sie mit Pocket ab.

Wenn ich Zeit und Muse habe oder eine Info benötige, schau ich bei Pocket nach und lese die entsprechenden Beiträge. Solche, die ich später noch gebrauchen kann, werden archiviert. So ist Pocket meine persönliche, stets verfügbare „Internet-Bibliothek“.

Weitere Tools, die ich nicht mehr missen möchte

Hier in Kurzform weitere Programme, die mir mein Leben als Selbstständiger erleichtern:

  • Billomat, um Rechnungen zu schreiben
  • Google Calendar, um meine Termine im Griff zu haben. Hierbei führe ich mehrere Kalender (privat und geschäftlich) in der App zusammen.
  • Twitter/Tweetdeck, denn Twitter ist mein Social-Media-Kanal Nr. 1
  • Xing und LinkedIn für Business-Meldungen aus meinem Netzwerk, sowie für die Vernetzung mit neuen (potentiellen) Kunden
  • Amazon, denn nur da shoppe ich online – und das mehrmals pro Woche, fürs Business wie auch privat
  • Here We Go und Google Maps, um direkt zu meinen Kunden und anderen Zielen zu finden
  • Die Lime- und TIER-App, um mit den E-Scootern flott und trendy von A nach B zu kommen
  • Google Pay und PayPal, denn dem mobilen Bezahlen gehört die Zukunft
  • WhatsApp für die schnelle Kommunikation
  • Mail-Apps von diversen Anbietern, denn die E-Mail ist mein präferierter Kommunikationskanal

 

Welche Apps und digitalen Tools setzt ihr ein, um euer Business-Leben einfacher/besser/bequemer/schneller zu machen?

 

PS: Ja, ich nutze wirklich wie im Aufmacherbild ein Blackberry Key2! Das Tasten-Handy ist aus meiner Sicht das beste Business-Handy, das es derzeit gibt. Mehr dazu in einem der folgenden Blog-Beiträge…

Bild: Blackberry

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