Digitale Tools: So meistert man seine Arbeit schneller, einfacher und besser

Update mit neuen Tipps // Wer die Digitalisierung liebt, muss sie leben – erst recht bei der Arbeit! Diese Apps und Programme nutze ich für mein Freelancer-Dasein.

Vorwort

Diesen Beitrag schrieb ich ursprünglich im November 2019. Heute (21. März 2020) habe ich ihn upgedatet. Denn seit der Corona-Krise erhalte ich unzählige Anfragen von Freunden, Bekannten und Geschäftskontakten. Sie möchten von mir Tipps fürs Home Office haben. Die meisten fragen nach Programmen für Videokonferenzen. Und viele nach Tools und Apps, um per Remote richtig arbeiten zu können.

Tja, nun ist der digitale Wandel da. Zwar zwangsläufig, aber immerhin. Und wie zu erwarten erwischt es viele Unternehmen, Angestellte und Selbstständige eiskalt. Sie wissen – leider – nicht so recht, wie man von zuhause aus richtig arbeitet.

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um damit anzufangen!

New Work: Digitale Tools fürs digitale Arbeiten

Hier in meinem Blog wie auch für meine Kunden schreibe ich viel über das Thema Digitalisierung. Da versteht es sich von selbst, dass ich nicht nur graue Theorie verbreiten möchte. Stattdessen fasse ich mir ständig an die eigene Nase und frage mich, wie ich meine eigene Digitale Transformation voranbringen kann.

Mit meinem ersten privaten Smartphone, dem iPhone 3G, erlebte meine eigene Digitalisierung einen Schub. Seitdem bin ich ständig auf der Suche nach neuen Tools und Apps, die mein Leben noch einfacher, besser, bequemer, schneller machen. Gerade als Selbstständiger ist das wichtig. Schließlich gibt viele Dinge, die einem kein Kunde bezahlt. Dazu zählen beispielsweise Fortbildungen, Recherche und der leidige Steuer-, Rechnungs- und Papierkram.

Deswegen habe ich einige digitale Helfer im Einsatz, die ich nicht mehr missen möchte. Das sind meine absoluten Must-Haves.

Tools für Videokonferenzen

Es gibt mittlerweile unzählige Tools für Video-Telefonate. Die bekanntesten sind GoToMeeting, Cisco Webex, Zoom und natürlich Skype. Weitere findet ihr in meinem Artikel “Alternativen zu Skype: Tools für Videokonferenzen“.

Welches Tool ich einsetze? Nicht nur eines.

Meist nutze ich die Programme, die mir meine Geschäftspartner für eine Online-Telco vorschlagen. Das sind oft Webex und Zoom, gelegentlich Hangouts und MS Teams. Für private Videotelefonate nutze ich nur Whatsapp. Skype fristet bei mir ein Schattendasein, gefühlt scheint das kaum noch einer zu nutzen.

Projekt- und Tasplanung mit Trello

Früher schrieb ich meine Tasks in Notizblöcke, in Word-Dateien, Excel-Listen und Outlook-Aufgabenlisten. Oder ich kritzelte sie mit meinem Surface Pen in Microsoft OneNote. Doch bei einer Vielzahl an Kunden, Projekten, Tasks und Deadlines verliert man schnell die Übersicht. Ein neues, zentrales Tool musste her!

Da ich in den vergangenen Jahren oft mehreren Unternehmen arbeitete, die eine agile Arbeitsweise mit Kanban, Scrum & Co. einführten, lief mir immer wieder Trello über den Weg. Mittlerweile ist das Tool von Atlassian bei mir ständig offen – am PC, auf dem Notebook und auf meinem Smartphone.

Bye, bye, Word – welcome Google Docs

Ohne Text- und Tabellen-Programm geht es nicht. Deswegen setzte ich wie die meisten Menschen lange Zeit auf Word und Excel. Zwischendurch testete ich Open Office, das mir aber unter anderem wegen des Designs nicht zusagte.

Also landete ich wieder bei MS Office … und eines Tages bei Google Docs. Das nutzte ich zuerst nur auf meinem Smartphone als Cloud-Einkaufsliste, dann wurde es zunehmend zu meinem Notizzettel, bis ich es es schließlich als mein präferiertes Schreibprogramm einsetze.

Ich liebe an Google Docs das klare Design und die übersichtliche Menüführung. Etwas, was es bei Word schon lange nicht mehr gibt. Microsoft erlag über die Jahre der “Featuritis” und überfrachtete Word mit Funktionen, die 99,8% der User niemals benötigen. Das gilt auch für Word Online bzw. Office 365.

Google Docs war mein Einstieg in die Cloud-Tools von Google Drive. Mittlerweile arbeite ich die meiste Zeit mit Google Docs und Google Tabellen, wahrscheinlich werde ich bald in die Welt der G Suite eintauchen. Nichtsdestotrotz kommt auch noch Open Office bei mir zum Einsatz. Denn Firmenstrategien, Unternehmenszahlen und andere heikle Daten schiebe ich nicht in die Cloud. Noch nicht.

Timeular: Zeiterfassung auf die spielerische Weise

Ich habe einige Kunden, bei denen ich auf Basis eines Stundensatzes abrechne. Früher setzte ich für die Zeiterfassung auf Excel, klaro. Das habe ich nicht durch Google Tabellen ersetzt, sondern durch Timeular. Hierbei handelt es sich um ein schlankes Timetracking-Tool, bei dem ich leicht mit wenigen Klicks meine Zeiterfassung starten, stoppen und zwischen den verschiedenen Auftraggebern bzw. Projekten switchen kann. Verschiedene Ansichten zeigen mir, in welchem Zeitraum ich wann und wie lange für die verschiedenen Auftraggeber gearbeitet habe.

Wie ich auf Timeular aufmerksam wurde? Durch den Würfel ZEI, über den ich vor ein paar Jahren einen Beitrag schrieb. Die Idee des Würfels (der eigentlich ein Oktaeder ist) fand ich interessant. Anfangs machte es mir viel Spaß, damit meine Arbeitszeit zu tracken. Da aber bei dem Gadget ständig die Bluetooth-Verbindung abbrach, mottete ich es ein.

Doch ohne das Timetracking von Timeular möchte ich nicht mehr sein. Die Smartphone- wie auch die Desktop-App sind schlicht, ohne Firlefanz und schnell zu bedienen. Herrlich!

Daten in der Cloud speichern: Dropbox

Dropbox war mein erster Cloud-Speicher. Seitdem staubt mein DVD-Brenner ein und meine USB-Sticks gammeln in einer Schublade vor sich hin. Bis heute nutze ich Dropbox. Da aber meiner Meinung nach die Bedienung in den letzten Jahren verschlimmbessert wurde, wandere ich auch hier zunehmend ins Google Drive ab.

Pocket: Das digitale Lesezeichen

Ich bin sehr viel im Netz unterwegs, um Hintergründe und Themen zu recherchieren. Zudem verfolge ich bei Twitter, Xing und LinkedIn Statusmeldungen von Freunden und Geschäftspartnern, zudem finde jeden Tag per Zufall neue interessante Webseiten und Blogs. Meist habe ich keine Zeit, all diese Informationen sofort aufzunehmen. Also speichere ich sie mit Pocket ab.

Wenn ich Zeit und Muse habe oder eine Info benötige, schau ich bei Pocket nach und lese die entsprechenden Beiträge. Solche, die ich später noch gebrauchen kann, werden archiviert. So ist Pocket meine persönliche, stets verfügbare Bookmark-Sammlung.

Weitere Tools, die ich nicht mehr missen möchte

Hier in Kurzform weitere Programme, die mir mein Leben als Selbstständiger erleichtern:

• • Google Calendar, um meine Termine im Griff zu haben. Hierbei führe ich mehrere Kalender (privat und geschäftlich) in der App zusammen. So geht das.
  • Twitter/Tweetdeck, denn Twitter ist mein Social-Media-Kanal Nr. 1
  • Xing (Business) und LinkedIn für Business-Meldungen aus meinem Netzwerk, sowie für die Vernetzung mit neuen Kunden
  • Amazon, denn nur da shoppe ich online – und das mehrmals pro Woche, fürs Business wie auch privat
  • Here We Go und Google Maps, um direkt zu meinen Kunden und anderen Zielen zu finden
  • Die Lime- und TIER-App, um mit den E-Scootern flott und trendy von A nach B zu kommen
  • Google Pay und PayPal, denn dem mobilen Bezahlen gehört die Zukunft
  • WhatsApp für die schnelle Kommunikation
  • Mail-Apps von diversen Anbietern, denn die E-Mail ist mein präferierter Kommunikationskanal
  • Billomat, um Rechnungen zu schreiben
  • … und zahlreiche WordPress-Plugins, die mir das Bloggen erleichtern.

 

Bild: Blackberry